Automatisation des processus · Flotte
Chaque véhicule, chaque contrat, une seule fiche
Où est chaque voiture, ce qui est revenu abîmé, quel contrat se termine cette semaine, et quelle facture n’a pas été établie — au même endroit, au lieu d’un tableau blanc, d’un groupe de discussion, d’un tableur et d’un tiroir.
Le problème
Ce que cela remplace
La plupart des activités de location et de flotte tournent sur quatre choses à la fois, dont aucune n’est d’accord avec les autres le vendredi après-midi.
- 01
Le tableau blanc
Quelle voiture est sortie, laquelle doit rentrer, laquelle est au garage. Exact jusqu’à ce que quelqu’un prenne une clé sans le mettre à jour, c’est-à-dire tous les jours.
- 02
Le groupe WhatsApp
Des photos d’un pare-chocs rayé, mêlées à tout ce que les uns et les autres ont envoyé cette semaine-là. Personne ne retrouve celle de mars quand le client conteste la facture.
- 03
Le tableur
Contrats, dates, prix et kilométrage, mis à jour de mémoire le soir par celui qui y pense. Deux personnes le modifient en même temps et l’une des deux gagne.
- 04
Le dossier papier
Contrats signés, copies de permis et documents d’assurance dans un tiroir, qui est aussi l’endroit où l’on vérifie si une police a expiré.
Ce qui change
Une fiche par véhicule, une par contrat
Rien ici n’est astucieux. Ce sont les mêmes informations que vous collectez déjà, saisies une fois au moment où elles se produisent au lieu de trois fois après coup.
À la main
- Clés remises, état noté sur papier
- Photos prises, envoyées dans un groupe
- Contrat signé et classé dans un tiroir
- Tableur mis à jour plus tard dans la journée, ou pas
- Retour relancé quand quelqu’un remarque le retard
- Dommages discutés de mémoire
- Facture établie depuis le tableur
- Échéances d’assurance et de permis vérifiées quand c’est déjà un problème
Quatre systèmes, dont aucun n’est d’accord.
Avec un système
- App Départ enregistré sur un téléphone, photos rattachées à ce contrat
- App Contrat généré, signé et classé sur le véhicule
- App Retards de retour et documents qui expirent signalés avant qu’ils ne posent problème
- Vous Valider toute facturation de dommage avant que le client ne la voie
- App Facture établie depuis le contrat, pas de mémoire
Une fiche par véhicule. Une validation sur tout ce qui coûte de l’argent à un client.
Ce qui coince vraiment
Les cas qui vous coûtent de l’argent
Une démo bien rangée couvre la voiture qui sort et revient propre. Tout ce qui coûte cher se passe dans les autres cas.
-
La contestation de dommage
Un client affirme que la rayure était déjà là. Des photos prises au départ, horodatées et rattachées à ce contrat, closent la discussion en une trentaine de secondes au lieu d’une semaine.
-
La voiture qui ne revient pas
Les retards de retour se remarquent quand quelqu’un jette un œil au tableau. Un système sait à la seconde où un contrat dépasse son échéance et peut relancer avant que vous ayez perdu une journée de location.
-
La double réservation
Deux contrats sur le même véhicule sur des jours qui se chevauchent, en général parce que l’un a été convenu au téléphone et noté plus tard. La disponibilité est vérifiée sur les contrats en cours plutôt que sur un tableau blanc.
-
Le document expiré
Une attestation d’assurance ou un permis expiré le mois dernier, découvert lors d’un contrôle ou après un accident. Les dates d’échéance sont sur la fiche et vous préviennent à l’avance.
Les systèmes auxquels nous nous connectons
S’adapte aux outils que vous faites déjà tourner
Si vos réservations arrivent sur WhatsApp et que votre comptabilité vit dans un tableur, c’est à cela que nous nous connectons. Personne n’a besoin d’apprendre une nouvelle façon de travailler pour en profiter.
- n8n
- Make
- Zapier
- Odoo
- Google Sheets
- Google Drive
- Gmail
- Google Agenda
- Telegram
- Stripe
- Shopify
- Cloudflare
- Supabase
- Anthropic
Soyons clairs : celui-ci n’est pas encore construit
L’app de chiffrage est celle qui existe et qui tourne. Le suivi de flotte est la même forme de problème — une fiche arrive, plusieurs personnes y touchent, un document sort — et les briques construites pour le chiffrage font l’essentiel du travail.
Ce que cela veut dire pour vous : le premier client flotte façonne le produit au lieu d’hériter de celui d’un autre. Cela veut dire aussi que nous préférons vous montrer l’app de chiffrage qui fonctionne plutôt qu’une maquette de flotte qui ne prouve rien.
Questions
Ce qu’on nous demande sur le suivi de flotte
À commencer par la première : est-ce que cela existe déjà. Non, et la réponse ci-dessous le dit.
La gestion de flotte de Lainoon est-elle disponible aujourd’hui ?
Pas encore. L’app de chiffrage est celle qui existe et qui tourne ; le suivi de flotte et de location est la même forme de problème — une fiche arrive, plusieurs personnes y touchent, un document sort — et les briques construites pour le chiffrage font l’essentiel du travail. Cela veut dire que le premier client flotte façonne le produit au lieu d’hériter de celui d’un autre, et que Lainoon préfère vous montrer l’app de chiffrage qui fonctionne plutôt qu’une maquette de flotte qui ne prouve rien.
Que remplace un système de flotte ?
Les quatre choses que la plupart des activités de location font tourner en même temps : le tableau blanc, exact jusqu’à ce que quelqu’un prenne une clé sans le mettre à jour ; le groupe WhatsApp où la photo d’un pare-chocs rayé se perd au milieu du reste ; le tableur que deux personnes modifient en même temps ; et le dossier papier dans un tiroir où les documents d’assurance et de permis ne sont vérifiés que lorsqu’il y a déjà un problème. Une fiche par véhicule et une par contrat remplacent les quatre.
Comment cela règle-t-il une contestation de dommage ?
Les photos prises au départ sont horodatées et rattachées au contrat : quand un client affirme que la rayure était déjà là, la discussion se termine en une trentaine de secondes au lieu d’une semaine. Toute facturation de dommage attend encore qu’une personne la valide avant que le client ne la voie.
Peut-il empêcher les doubles réservations et les retards de retour ?
Oui. La disponibilité est vérifiée sur les contrats en cours plutôt que sur un tableau blanc : deux contrats sur le même véhicule sur des jours qui se chevauchent sont détectés au moment où le second est convenu. Les retards de retour sont connus dès qu’un contrat dépasse son échéance, ce qui permet de relancer avant d’avoir perdu une journée de location.
Et les assurances ou permis expirés ?
Les dates d’échéance sont sur la fiche du véhicule et vous préviennent à l’avance, plutôt que d’être découvertes lors d’un contrôle ou après un accident. Il en va de même pour les documents rattachés à un contrat.
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