Étude de cas · Chiffrage d’appels d’offres

Un bordereau entre. Un devis chiffré sort.

C’est la première chose que nous avons construite, et nous l’avons construite pour une tâche que nous faisions à la main. Le chiffrage d’appels d’offres pour le bâtiment et la fourniture d’équipements : prendre le bordereau d’un client, faire chiffrer chaque ligne par le bon distributeur, et transformer les réponses en devis.

Ouvrir la démonstration Nous en parler

La démonstration déroule toute la chaîne sur une société inventée — un vrai bordereau, de vraies réponses de distributeurs, un vrai devis PDF à la fin. Rien n’est envoyé nulle part et aucun e-mail ne quitte votre navigateur. Idéalement sur un ordinateur.

L’ancienne méthode

Huit étapes, à chaque affaire

Rien de tout cela n’était difficile. C’était juste long, et il fallait tout reprendre à zéro à chaque demande reçue.

  1. 01

    Recevoir le bordereau

    Un tableur ou un PDF du client, parfois des centaines de lignes, rarement deux fois le même format.

  2. 02

    Le répartir par distributeur

    Parcourir la liste et déterminer qui fournit quoi. Certaines lignes ont un fournisseur évident, d’autres quatre, d’autres aucun.

  3. 03

    Envoyer une demande à chaque distributeur

    Un message par distributeur, chacun avec sa seule partie de la liste, mise en forme comme il l’attend.

  4. 04

    Les relancer pour obtenir les réponses

    La partie la plus lente. Certains répondent en une heure, d’autres après trois relances, d’autres jamais.

  5. 05

    Saisir chaque réponse dans une feuille

    Recopier prix, délais et références depuis des réponses qui arrivent en PDF, en image, ou dans le corps d’un e-mail.

  6. 06

    Lancer la simulation

    Comparer les distributeurs ligne à ligne, choisir une combinaison, et vérifier le total au regard du budget du client.

  7. 07

    Construire le devis

    Appliquer la marge, rédiger le document, le mettre en forme et revérifier les chiffres contre la feuille.

  8. 08

    L’envoyer au client

    Et recommencer avec la demande suivante.

L’application

La même chaîne, deux décisions restantes

L’app ne change pas la façon dont le travail fonctionne. Elle déroule la même séquence et s’arrête deux fois pour laisser une personne décider.

À la main avant

  1. Recevoir le bordereau
  2. Le répartir par distributeur
  3. Envoyer une demande à chaque distributeur
  4. Les relancer pour obtenir les réponses
  5. Saisir chaque réponse dans une feuille
  6. Lancer la simulation
  7. Construire le devis
  8. L’envoyer au client

Huit étapes, le tout dans l’e-mail et Excel.

Avec l’app maintenant

  • App Lit le document et associe chaque ligne à un distributeur
  • Vous Vérifier la répartition et corriger ce qui est faux
  • App Envoie chaque demande, relance les silencieux, lit les réponses
  • App Remplit la feuille, lance la simulation, signale les manques
  • Vous Poser la marge et valider le devis
  • App Construit le document et l’envoie

Deux points où une personne décide. Tout ce qui est entre les deux tourne tout seul.

Ce qui coince vraiment

Les cas qu’on ne connaît que si on a fait le travail

Une démo construite à partir d’un cahier des charges gère le cas idéal. Les vrais chiffrages sont surtout faits de cas particuliers, et ce sont eux qui vous coûtent une affaire.

  • Le distributeur qui ne répond jamais

    L’app suit qui a répondu et qui n’a pas répondu, relance au rythme que vous fixez, et vous dit quelles lignes sont encore sans prix pour que le devis ne parte pas avec un trou.

  • L’offre partielle

    Un distributeur chiffre onze de vos quatorze lignes et ne dit rien du reste. L’app rapproche la réponse de la demande ligne à ligne et marque les trois qui manquent.

  • Le prix qui ne colle pas à la feuille

    Les chiffres sont vérifiés au moment de la lecture, pas seulement quand une personne relit le devis. Si un chiffre de la réponse et un chiffre de la feuille divergent, c’est signalé avant d’arriver dans le document.

  • Le bordereau dans un nouveau format

    Deux clients n’envoient jamais la même mise en page. La lecture se fonde sur ce que le document veut dire plutôt que sur la colonne où les choses se trouvent, et tout ce dont elle n’est pas sûre vous est montré au lieu d’être deviné.

Construit sur

Les systèmes que celui-ci utilise

La feuille de prix reste un Google Sheet parce que c’est ce que l’équipe connaissait déjà. Les demandes partent de la boîte à laquelle les distributeurs répondent déjà.

  • Anthropic
  • Google Sheets
  • Gmail
  • Google Drive
  • n8n
  • Supabase
  • Cloudflare

Où en est ce projet

Il existe une démonstration qui fonctionne, avec un vrai bordereau et de vraies réponses de distributeurs, pour voir tout le déroulé plutôt qu’un diaporama. Elle est ouverte à tous — sans inscription, rien à installer — et nous vous la faisons visiter volontiers.

Le premier projet payant devient la base de code dont tout le reste est dupliqué. Si votre chiffrage fonctionne autrement, et ce sera le cas, cette différence est du paramétrage plutôt qu’une réécriture.

Ce n’est pas votre processus ?

La même forme convient à beaucoup d’autres tâches

Recevoir un document, demander quelque chose à plusieurs parties, attendre, rassembler les réponses, produire un document. Une fois cette forme repérée, on la voit partout.

Si votre tâche a cette forme, elle mérite une discussion, même si vue de l’extérieur elle n’a rien à voir avec le chiffrage.

Questions

Ce qu’on nous demande sur l’app de chiffrage

Les questions qui viennent une fois qu’on a vu la démonstration et qu’on l’imagine appliquée à ses propres chiffrages.

Que fait l’app de chiffrage de Lainoon ?

Elle prend le bordereau d’un client, fait chiffrer chaque ligne par le bon distributeur, et transforme les réponses en devis. Le logiciel lit le document et associe chaque ligne à un distributeur, envoie chaque demande, relance ceux qui restent silencieux, lit les réponses, remplit la feuille de prix, lance la simulation et signale les manques, puis construit le devis et l’envoie.

Quelle part du chiffrage est automatisée ?

Huit étapes manuelles par affaire deviennent deux décisions. À la main, la séquence était : recevoir le bordereau, le répartir par distributeur, envoyer une demande à chacun, les relancer, saisir chaque réponse dans une feuille, lancer la simulation, construire le devis, l’envoyer au client. Avec l’app, une personne vérifie la répartition et corrige ce qui est faux, puis pose la marge et valide le devis. Tout ce qui se trouve entre et autour de ces deux points tourne tout seul.

Que se passe-t-il quand un distributeur ne répond jamais ?

L’app suit qui a répondu et qui n’a pas répondu, relance au rythme que vous fixez, et vous dit quelles lignes sont encore sans prix — pour que le devis ne parte pas avec un trou. Ce cas a été prévu dès le départ plutôt que découvert en route, parce que Lainoon a fait ce travail à la main pendant des années avant de construire le logiciel.

Et si un distributeur ne chiffre qu’une partie des lignes ?

L’app rapproche la réponse de la demande ligne à ligne et marque celles qui manquent. Si un distributeur chiffre onze de vos quatorze lignes et ne dit rien du reste, les trois trous sont visibles plutôt que silencieux. Les chiffres sont aussi vérifiés à la lecture : un prix d’une réponse qui diverge de la feuille est signalé avant d’arriver dans le document.

Puis-je essayer l’app de chiffrage ?

Oui. Une démonstration publique est disponible sur lainoon.com/presales/demo/ : elle déroule toute la chaîne sur une société inventée — un vrai bordereau, des réponses de distributeurs, et un devis à la fin. Rien n’est envoyé nulle part et aucun e-mail ne quitte votre navigateur.

Sur quoi tourne l’app de chiffrage ?

Anthropic pour la lecture et l’association, Google Sheets pour la feuille de prix, Gmail pour les demandes et les réponses, Google Drive pour les documents, n8n pour l’orchestration, et Supabase et Cloudflare en dessous. La feuille de prix est restée un Google Sheet parce que c’est ce que l’équipe connaissait déjà, et les demandes partent de la boîte à laquelle les distributeurs répondent déjà.

Nous contacter

Envie de voir la démonstration ?

Elle est déjà ouverte. Ou nous vous faisons visiter un chiffrage complet sur un vrai bordereau, puis nous parlons de ce qui diffère chez vous.

  1. 01Nous répondons sous deux jours ouvrés.
  2. 02Un appel court pour passer en revue le processus tel qu'il tourne aujourd'hui.
  3. 03Un cahier des charges écrit, à prix fixe.

Nous utilisons ce que vous envoyez pour vous répondre. Rien d’autre.