Automatisation des processus

Les tâches que votre équipe refait chaque semaine

Chiffrages, formalités de départ, suivi de flotte, inventaires, saisie de factures. Si la même séquence revient à un rythme régulier et qu’elle vit aujourd’hui dans l’e-mail et un tableur, un logiciel peut en général la reprendre — pendant que votre équipe garde les décisions qui engagent de l’argent.

Par où commencer

Ce qui rend une tâche digne d’être automatisée

Tout ne l’est pas. Voici les quatre signaux que nous cherchons ; si une tâche n’en présente aucun, nous vous le dirons au lieu de la chiffrer.

  1. 01

    Elle revient à un rythme que vous pouvez nommer

    Chaque affaire, chaque départ, chaque lundi matin. Si cela arrive une fois par trimestre, le développement coûte plus que le temps qu’il fait gagner et vous devriez continuer à la main.

  2. 02

    Plusieurs parties sont impliquées

    Il faut demander quelque chose à quelqu’un, puis le relancer. C’est dans cette attente que part l’essentiel du temps, et un logiciel attend mieux qu’un humain.

  3. 03

    Les données passent entre des systèmes qui ne se parlent pas

    Un e-mail arrive, un chiffre est saisi dans un tableur, un document est construit à partir du tableur. Chaque passage entre les deux est une occasion de faire une erreur que personne ne rattrape.

  4. 04

    Le jugement est à la fin, pas partout

    Si une personne doit décider à chaque étape, l’automatiser n’aide pas. Si elle décide une ou deux fois et que le reste est mécanique, le reste peut tourner sans elle.

La règle qui guide nos développements

Une personne valide tout ce qui sort de la maison

La plupart des automatisations se vendent sur le peu qu’il vous reste à faire. Nous construisons dans l’autre sens. La machine encaisse le volume et la saisie, et s’arrête là où se tromper vous coûterait de l’argent ou un client.

L’endroit de cet arrêt est décidé avec vous avant toute construction, et mis par écrit. Dans l’app de chiffrage, ce sont deux points ; dans un parcours de départ, ce peut être un seul. Ce n’est jamais zéro.

Un déroulé type tous secteurs

  • App Le document ou message arrive et est lu
  • App Chiffres extraits, vérifiés, rapprochés de vos données
  • App Ce qui manque ou se contredit est signalé
  • Vous Regarder le résultat et le valider
  • App Envoyé, classé et tracé

Une validation. Tout le reste tourne tout seul.

Où nous l’avons appliqué

Le même moteur, des tâches différentes

Lire une entrée, demander quelque chose à plusieurs parties, rassembler les réponses, produire un document. Une fois cette forme repérée, on la retrouve dans la plupart des back-offices.

Les formalités de départ en hôtellerie, les consultations fournisseurs, les inventaires et la saisie de factures ont la même forme. Si votre tâche y ressemble, elle mérite une discussion, même si vue de l’extérieur elle n’a rien à voir avec le chiffrage.

Les systèmes auxquels nous nous connectons

Cela doit fonctionner avec ce que vous faites déjà tourner

Une automatisation qui oblige votre équipe à abandonner les outils qu’elle connaît ne sert jamais. Nous nous connectons à l’existant, et nous savons travailler avec le reste.

  • n8n
  • Make
  • Zapier
  • Odoo
  • Google Sheets
  • Google Drive
  • Gmail
  • Google Agenda
  • WhatsApp
  • Telegram
  • Stripe
  • Shopify
  • Cloudflare
  • Supabase
  • Anthropic

Questions

Ce qu’on nous demande sur l’automatisation d’un processus

Quelles tâches valent la peine d’être confiées, où le logiciel s’arrête, et ce qui se passe quand la réponse est qu’il ne faut pas les automatiser du tout.

Qu’est-ce qui rend une tâche digne d’être automatisée ?

Quatre signaux. Elle revient à un rythme que vous pouvez nommer, par exemple à chaque affaire ou à chaque départ. Plusieurs parties sont impliquées, donc il faut demander quelque chose à quelqu’un puis le relancer. Les données passent entre des systèmes qui ne se parlent pas. Et le jugement est à la fin plutôt que partout : une personne décide une ou deux fois, le reste est mécanique. Une tâche qui n’en présente aucun ne vaut pas le développement.

À quoi ressemble concrètement un déroulé automatisé ?

Cinq étapes dans la plupart des secteurs. Le document ou le message arrive et est lu. Les chiffres sont extraits, vérifiés et rapprochés de vos données. Ce qui manque ou se contredit est signalé. Une personne regarde ce que le logiciel a produit et le valide. Puis c’est envoyé, classé et tracé. Une validation, et tout le reste tourne tout seul.

Une automatisation peut-elle envoyer quelque chose à un client sans qu’une personne l’ait vu ?

Non. La règle qui guide Lainoon est qu’une personne valide tout ce qui sort de la maison. La machine encaisse le volume et la saisie et s’arrête là où se tromper vous coûterait de l’argent ou un client. Dans l’app de chiffrage, cet arrêt est à deux endroits ; dans un parcours de départ, ce peut être un seul. Ce n’est jamais zéro, et c’est écrit avant le début du développement.

Quelles tâches Lainoon a-t-il automatisées ?

Le chiffrage d’appels d’offres est celui qui est construit et qui tourne : un bordereau entre, un devis chiffré sort, avec huit étapes manuelles par affaire ramenées à deux décisions. Le suivi de flotte et de location est la même forme appliquée à d’autres données. Les formalités de départ en hôtellerie, les consultations fournisseurs, les inventaires et la saisie de factures reprennent cette forme : lire une entrée, demander quelque chose à plusieurs parties, rassembler les réponses, produire un document.

Est-ce que ça marche avec n8n, Make, Zapier, Odoo ou Google Sheets ?

Oui. Ils font partie des systèmes auxquels Lainoon se connecte, avec Google Drive, Gmail, Google Agenda, WhatsApp, Telegram, Stripe, Shopify, Cloudflare, Supabase et Anthropic. La plupart tournent déjà quelque part dans l’entreprise : on s’y connecte plutôt que de les remplacer, et d’autres systèmes sont possibles.

Et si ma tâche ne vaut finalement pas la peine d’être automatisée ?

Alors Lainoon le dit au lieu de la chiffrer. Si une tâche revient une fois par trimestre, le développement coûte plus que le temps qu’il fait gagner ; et si une personne doit décider à chaque étape, l’automatiser n’aide pas. Cette réponse arrive dès le premier appel, avant que quiconque ait dépensé quoi que ce soit.

Nous contacter

Quelle tâche confieriez-vous en premier ?

Décrivez comment elle tourne aujourd’hui et nous vous dirons si elle vaut la peine d’être automatisée, et à peu près ce que cela coûterait. Si ce n’est pas le cas, nous le dirons.

  1. 01Nous répondons sous deux jours ouvrés.
  2. 02Un appel court pour passer en revue le processus tel qu'il tourne aujourd'hui.
  3. 03Un cahier des charges écrit, à prix fixe.

Nous utilisons ce que vous envoyez pour vous répondre. Rien d’autre.